为加强学院公文承办制作的管理，进一步规范行文的办理行为，结合学院实际特研究制定本规定，现印发给你们试行。
一、公文的重要性
公文是学院用来传达贯彻党的方针政策和上级有关决定、决议、指示和会议精神。是落实院党委、学院重大决策的文字语言。是指导工作，反映学院工作状态的重要文书。直观的体现了学校的管理质量和水平，因此，统一格式、语言规范、要素完整，非常重要。
二、公文文体的选用
公文一般分为上行文、下行文、平级行文。学院常用公文文体有决议、决定、通知、请示、报告、批复、批示、函件、信件等种类。各部门要根据公文的内容选用相应的文体，而不能滥用文体，更不能自行其事。
三、公文的起草和签发
各部门需办理公文时，应指定专人起草，公文要用词规范。初稿完成后，由本部门领导审查修改，交由院办进行把关后，填写《西安科技商贸职业学院文件签发单》，呈送院领导签发。如需相关部门会审会签，应在报送院领导签发之前完成。
四、编号与印发
1、各部门办理的公文，由学院保密室统一编号。
2、公文的字体、字号要统一规范。文号位于公文纸红横线“★”上方0.5cm，签发人位于文号右侧，均选用5号宋体字。公文标题位于公文纸横线下方1cm，位置居中，公文标题文字超过14个时，应分成两行排列，呈梯形或倒梯形。字体一般情况下选用2号宋体，特殊情况下可选用小1号或小2号宋体，亦可选用华文中宋；公文正文选用3号楷体，重要文件应选用宋体。主送单位及内文标题选用黑体，行距为25—30磅；主题词用词要规范，选用3号黑体字；公文用纸为A4，页边距设置为上边距：3.5cm、下边距：3cm，左、右边距2.5cm，在右侧预留1cm装订线。
3、公文印刷由学院文印室根据《西安科技商贸职业学院文件签发单》，明确份数印制，按照《印章使用管理规定》办理用印手续，由保密室统一发放，并填写《收发文登记表》，分发到相关单位，实名签收。
4、公文草稿（送审稿）应写《西安科技商贸职业学院文件签发单》，一起送保密室存档。
5、印制好的公文应送2份到保密室存档。
6、上报省教育厅、省教工委及各处室文件，按上级规定报送一式5份。
五、几点要求
1、用公文指导工作、反映情况，是学院规范办学行为、提高人才培养工作的重要手段，具有很强的严肃性，各部门领导要高度重视，严格审查把关，确保公文质量和水平。
2、严格执行学院《文书档案管理的暂行规定》，加强公文使用管理，既要防止文件满天飞，又要杜绝将公文束之高阁，不能发挥指导作用。
3、年度工作结束，或承办完毕后，由院办办理清退手续，因此各处室、系部要指定专人妥善保管。
4、向上级的请示报告，兄弟单位的致函，对院内的工作要求的行文，原则上按职能划分，属学院公文的承办部门，并跟踪办理结果。
