为加强来信来访工作，做好学生家长来信来访的接待，对维护学院的稳定，加强和改进学生管理工作都有着重要的现实作用，现结合学院实际，特制定本规定：
一、树立为学生服务的思想
1、各部门、系、部要端正服务态度，确立为学生服务的理念，全体教职工都要树立为学生办实事、学生中间无小事的服务理念，要以为人师表的形象赢得学生和家长的尊敬。
2、建立首问制。全体干部、教师和职工要想为学生之所想，急学生家长之所急，学生有事找到那里，都要热情接待，凡是能办到的必须马上办，绝不允许推三阻四，更不允许训斥学生。
3、学院将以此作为教师、干部和职工的行为规范，今后如发生与学生和家长之间的不良行为，对学院的声誉造成影响者，首先对教工做出严肃处理，后果严重的由行为人承担法律责任。
二、要热情周到化解矛盾
4、对家长来信来访、来电来函要及时受理，认真处理，任何人员不得阻挠压制，推诿扯皮。能处理和解决的要及时办理，决不许矛盾上交，对解决不了的要及时上报院领导。
5、要掌握家长来信来访的愿望和意愿、意见和要求，凡是合理的，都要积极采纳，认真办理，一时难以办到的，要做好耐心细致的说服解释工作，防止矛盾激化。
三、落实责任明确职责
6、学院党政办公室，是学院来信来访的综合处理部门，负责来信来访的登记协调处理，视来信来访内容进行直接办理或分解办理。
7、学院党政办公室和相关部门，按照各自的职责，处理职责范围内的来信来访和提出处理意见，报院领导。
8、凡属我院注册的学生及其家长的来信来访，都是我们接待的对象。来访按分级负责，归口办理的原则，层层负责，认真落实。如涉及学生欠费又要求办理退学手续的来信来访，由管理学生的职能部门做好劝解工作。
四、办事原则和程序
9、坚持调查研究和实事求事的原则。对学生及其家长反映的问题要弄清真相，以准确可靠的事实，按照政策和法规、根据职权依据政策作出回答和处理。
10、坚持登记制度。对家长来访，要建立登记，对来访者的姓名、单位、职务、地址、联系方式，反映内容要记录清楚，以便落实。
11、坚持答复制度。对来信要坚持及时回复处理，对处理结果，用信函、电话或面谈的方式及时反馈给家长。
12、坚持归档制度。对来信的批办原件，办理结果的书面材料，处理过程涉及重要材料要归档，以备查证。
五、建立接待检查工作
13、学院对学生和家长的来访、信访工作受院领导委托，由党政办，随时进行检查、落实责任。
14、相关处室、系、部和人员对接待学生家长的情况要进行详细记载，处理结果要一事一件形成完整资料进行归档。
15、学生家长反映的情况，投诉电话要及时处理，及时反馈。
16、学院党政办公室及相关处室指定专人负责学生家长的来信来访。
